Hur fungerar compliance i en organisation som växer snabbt både organiskt och genom förvärv? Jennie Espelund och Mathilda Tergou arbetar båda med compliance på medtech-koncernen Asker Healthcare Group. Vi träffas för att diskutera förutsättningarna för skalbar compliance och fördelarna med decentralisering.
Asker Healthcare Group är en ledande partner för både vårdgivare och patienter inom medicintekniska produkter och tjänster i Europa. Koncernen fokuserar på att utveckla och förvärva innovativa företag som stärker vården genom att förbättra vårdresultat, minska totalkostnader och säkerställa en hållbar och rättvis värdekedja. Sedan januari 2019 har Asker förvärvat över 50 företag och har idag mer än 4 000 anställda i 17 länder.
För att uppnå sina mål tillämpar Asker en strategi kallad ”twin engine”, som kombinerar organisk tillväxt med strategiska förvärv. Koncernen erbjuder ett brett sortiment av omkring 50 000 produkter från över 1 500 leverantörer, inklusive både produkter från stora internationella varumärken samt egna varumärken och egna märkesvaror.
Jennie Espelund är chefsjurist på Asker, och hanterar de övergripande legala frågorna, samt compliance och governance. Hennes kollega Mathilda Tergou ansvarar för compliance i koncernen genom bland annat utbildning och kommunikation, och hjälper till med implementering av ramverk rörande compliance och governance.
Att implementera ett framgångsrikt complianceprogram i en snabbväxande koncern med verksamhet i flera olika marknader är ingen enkel uppgift. Men Asker har en tydlig strategi.
– Hälso- och sjukvårdssystemen i Europa styrs av olika nationella regler och därför är en decentraliserad styrmodell viktig. De lokala bolagen har fullt operationellt ansvar såsom kund- och produktsortiment. För att inte tappa kontrollen behöver vi däremot en tydlig och övergripande styrning över de viktigaste. Därför har vi tagit fram ett governance ramverk som vi kallar för, Asker Management Standard, som består av 12 kapitel där bl a finansiell rapportering och kontroll, riskhantering, affärsetik, HR, IT-säkerhet och integritet samt legala och regulatoriska krav finns med, berättar Jennie.
För att bidra till tydliga roller och ansvar, har varje kapitel i Asker Management Standard en person inom koncernledningen som är ytterst ansvarig för sitt kapitel. Inom det ansvaret ligger att löpande göra riskutvärderingar, ta fram styrdokument som policies och processer, utbilda organisationen samt sätta kontoller. Vi kallar ramverket för vår interna lagbok. Den finns tillgänglig för alla på vårt intranät och vi arbetar löpande med att göra innehållet lättillgängligt för alla medarbetare. Det ska inte finnas några oklarheter i vilka krav som ryms inom respektive del eller vem som är ansvarig, fortsätter Mathilda.
Eftersom vi växer så snabbt både organiskt och genom förvärv är just utbildning en central del vilket sker genom koncernens egen akademi: Asker Business School. Inom den finns både nätverk, e-learnings och fysiska utbildningstillfällen uppsatta. Varje halvår träffar vi ledningsgrupperna i de nyförvärvade bolagen och andra nyckelpersoner och går igenom bl a Asker Management Standard. Att tidigt kommunicera förväntansbilden men också att lära känna varandra och tillsammans identifiera best practice och synergier är viktigt, berättar Jennie.
För de nyförvärvade bolagen finns en tydlig 100-dagars plan formulerad med viktiga milstolpar som vi följer upp på. Det är en process som anpassas efter mognadsgraden hos bolaget. Områden som Uppförandekoden, finansiell rapportering och IT har hög prioritet.
– En nyckel är att komma in i ett tidigt stadium. Bolagen varierar i storlek, vissa består endast av två personer som gör allt, medan andra har ett eget complianceteam på plats. Det handlar till stor del om att hjälpa dem prioritera och successivt implementera Asker Management Standard – annars blir det lätt övermäktigt. Det är också viktigt för oss att bygga tillit och skapa nätverk. Vi vill att de ska ringa oss om de har frågor eller om någonting händer, förklarar Mathilda.
Asker arbetar även med en årlig uppdatering av Asker Management Standard, där både styrelse och koncernledning men också de lokala bolagen ombeds lämna synpunkter. Vi ser att det är minst lika viktigt att kunna omvärdera de regler vi redan har på plats som att lägga till nya. Ett uppdaterat och relevant ramverk är viktigt i takt med att vi växer, kommer in på nya marknader men också då omvärlden förändras, fortsätter Mathilda.
Inte heller Asker har varit oberörda av den regelverksvåg som sveper över Europa. Jennie och Mathilda beskriver att utmaningen ligger i hur man implementerar allt som krävs, utan att dränka verksamheten i compliance och administration.
– Inom medicinteknik är kraven strikta och alla produkter måste hålla hög kvalité, detta kan vi aldrig frångå ifrån, men nya regler tillkommer inom alltifrån IT säkerhet till hållbarhet vilket kan upplevas som betungande för verksamheten. Dessa lagkrav måste vi få in i Asker Management Standard. Tillsammans med ESG teamet gjorde vi en stor översyn för att fånga alltifrån utvärdering av leverantörer till koldioxidrapportering. Det fina arbetet återspeglas i det Platinum-betyg som Asker erhållits från EcoVadis men också då vi är ett av få bolag som redan i år rapporterar enligt CSRD, berättar Jennie.
Vi avslutar mötet med att diskutera värdet av compliance. Både Mathilda och Jennie betonar vikten av att få med sig styrelse och ledning i arbetet men också personer ute i verksamheten. Uttrycket ”train the trainers” är högst relevant när man är verksam i en decentraliserad organisation. Hitta ditt nätverk och var närvarande i uppbyggnaden av strukturen. Se till att alla förstår värdet i varför compliance är viktigt och vad det faktiskt bidrar till. Ett riktigt bra complianceprogram är en säkerhet mot risker – både interna och externa – vilket kan bygga trygga relationer med kunder och leverantörer och därmed också en trygg tillväxt, avslutar Jennie.
Text: Selma Louf
